08.00
Policyn publiceras
IT‑policyn i version 3.0 ligger i dokumentbiblioteket som Complyo är kopplat till. Du väljer gruppen ”Alla medarbetare” i Microsoft Entra ID som målgrupp och ger gruppen 14 dagar att kvittera.
08.01
Alla i gruppen får en läsuppgift
Medarbetarna får e‑post och, om Teams‑aviseringar är påslagna, en avisering i Microsoft Teams. Om SharePoint‑paketet är installerat visas en banderoll i SharePoint med en knapp för att läsa och kvittera. Påminnelserna fortsätter tills policyn är kvitterad.
14.29
Medarbetaren gör kunskapstestet
Dokumentet måste öppnas innan det går att kvittera. Har ni lagt till ett kunskapstest måste medarbetaren klara godkäntgränsen först. Testet är valfritt.
14.32
Kvittensen sparas
Kvittensen innehåller namn, e‑post, version, tidpunkt, resultat på testet och texten som medarbetaren godkände. Den kan inte ändras i Complyo, och publiceraren kan ladda ner den som intyg i pdf.
3 november
En ny huvudversion startar en ny omgång
Complyo upptäcker version 4.0 i SharePoint och flaggar den för granskning. När du publicerar den får hela gruppen kvittera igen. En mindre ändring, som version 3.1, kräver ingen ny kvittens.
Visa vem som har läst och kvitterat varje policy i SharePoint
Policyerna ligger kvar i SharePoint. Complyo påminner medarbetarna tills de har läst och kvitterat, och sparar en läskvittens per person och version som inte kan ändras i Complyo.
Så brukar det se ut när revisorn frågar
Complyo är till för dig som ansvarar för informationssäkerhet, HR, kvalitet eller arbetsmiljö och behöver visa att medarbetarna har läst era styrdokument och policyer.
Svaret ligger i ett mejl, en Excel‑fil och en pärm
Revisorn vill se vem som har läst IT‑policyn och vilken version. I Complyo finns en kvittens per person och version, som du laddar ner som intyg i pdf eller exporterar till CSV.
En ny version betyder att allt börjar om
Complyo upptäcker en ny huvudversion i SharePoint och startar en ny omgång för hela gruppen. Påminnelserna går ut av sig själva, och närmaste chef påminns några dagar efter sista dag.
Rutinerna ska vara kända, men det går inte att visa
Enligt ISO 27001 ska policyer bekräftas av berörd personal, och enligt AFS 2023:1 ska rutinerna vara kända av dem som berörs. Complyo visar vem som har läst, vem som saknas och vem som klarade kunskapstestet.
Så går en kvittensomgång till
Från publicering till ny huvudversion i fem steg. Företaget Exempel AB och tiderna är påhittade, men varje steg finns i Complyo.
Så kommer ni i gång
Complyo installeras på inbjudan från Thelin Data. Efter tredje steget kan medarbetarna kvittera den första policyn.
Inbjudan och godkännande
Ni får en inbjudan, och en global administratör godkänner Complyo i Microsoft Entra ID.
Åtkomst till SharePoint
SharePoint‑administratören ger Complyo åtkomst till webbplatsen med policyerna, och ni kopplar dokumentbiblioteket.
Första policyn
Ni väljer dokument och målgrupp, anger hur många dagar medarbetarna har på sig och publicerar.
Så ser underlaget ut
Varje kvittens visar vem som har läst vilken version och när. Översikten visar vilka som saknas, och rapporten per version visar hur många som har kvitterat varje omgång.
- Intyg i pdf för varje kvittens
- Export till CSV av alla kvittenser och av resultaten på kunskapstest
- Kvittenserna kan speglas till en lista i er egen SharePoint
- Arkiverade dokument behåller sina kvittenser
Påminnelserna går ut av sig själva
- Före sista dag
- Påminnelser de dagar du väljer, till exempel 7, 3 och 1 dag före.
- Efter sista dag
- Upprepade påminnelser, till exempel var tredje dag.
- Till närmaste chef
- Medarbetarens chef enligt Microsoft Entra ID får en påminnelse några dagar efter sista dag.
- Nya medarbetare
- Gruppen synkas varje dag. Den som tillkommer får läsuppgiften, och den som slutar påminns inte längre.
- Obligatorisk eller rekommenderad
- Medarbetarna påminns om rekommenderade dokument, men som standard får chefen ingen påminnelse.
Complyo jämfört med e‑post, Forms och Excel
Många börjar med ett mejl, ett formulär i Microsoft Forms och en lista i Excel. Det fungerar, men uppföljningen blir ditt jobb.
| Fråga | E‑post, Forms och Excel | Complyo |
|---|---|---|
| Version i kvittensen | Syns bara om du skriver in den själv. | Versionen från SharePoint sparas i varje kvittens. |
| Påminnelser | Du skickar dem själv. | Före och efter sista dag, och till närmaste chef. |
| Ny version av policyn | Du startar en ny omgång och en ny lista. | En ny huvudversion startar en ny omgång för hela gruppen. |
| Nya medarbetare | Du behöver komma ihåg att skicka till dem. | Nya medlemmar i gruppen får läsuppgiften vid nästa dagliga synkning. |
| Underlag till revisionen | Du sammanställer det själv. | Intyg i pdf per kvittens och export till CSV. |
Pris
Complyo kostar per användare och månad, med ett lägsta belopp per månad. Priserna är exklusive moms. Ingen bindningstid.
Standard
29 kr
Per användare och månad · lägst 995 kr i månaden
- Läsuppgifter till grupper i Microsoft Entra ID
- Kunskapstest per dokument
- Påminnelser via e‑post och Microsoft Teams
- Banderoll och webbdel i SharePoint och en flik i Microsoft Teams
- Eskalering till närmaste chef
- Ny kvittensomgång vid ny huvudversion
- Intyg i pdf och export till CSV
Professional
49 kr
Per användare och månad · lägst 3 995 kr i månaden
- Allt i Standard
- AI‑quiz: AI:n bygger kunskapstestet utifrån policyn
- Kvittens via SMS
- MCP‑server för AI‑assistenter, till exempel Microsoft Copilot
Säkerhet och data
Den exakta listan över behörigheter visas för er administratör innan Complyo godkänns.
Säkerhet och dataskydd hos Thelin Data- Inloggning
- Med de konton ni redan har i Microsoft 365.
- SharePoint
- Complyo kommer bara åt de webbplatser som ni själva ger åtkomst till.
- Användare och grupper
- Complyo läser vilka som ingår i målgruppen och deras namn, e‑post och chef, så att läsuppgifter och påminnelser når rätt person.
- Teams
- Aviseringar i Teams slår ni på om ni vill.
- Dokumenten
- Ligger kvar i SharePoint och kopieras inte.
- Kvittenserna
- Sparas i Complyos databas. Varje organisations data hålls isär.
- Drift
- Microsoft Azure i Sverige.
- AI‑quiz
- Körs i Microsoft Azure i Sverige. Ingår i Professional.
Policyer som behöver kvitteras
Informationssäkerhet enligt ISO 27001
Enligt säkerhetsåtgärd 5.1 ska policyerna kommuniceras till och bekräftas av berörd personal. Complyo visar vem som har bekräftat och för vilken version.
NIS2 och cybersäkerhetslagen
Lagen gäller sedan 15 januari 2026 och kräver bland annat utbildning av ledning och personal. Complyo visar vilka som har läst och kvitterat era säkerhetspolicyer.
Arbetsmiljö enligt AFS 2023:1
Enligt AFS 2023:1 ska rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet vara kända av dem som berörs. Rikta rutinen till rätt grupp och se vem som har kvitterat.
Uppförandekod och personalpolicyer
Samla kvittenser på uppförandekoden och andra policyer som alla medarbetare ska ha läst.
Rutiner enligt penningtvättslagen
Utbildningen av personalen ska dokumenteras med innehåll, deltagare och datum. Kvittensen visar vem som har läst vilken version och när.
Vanliga frågor om läskvittens
Behöver medarbetarna ett nytt konto?
Nej. De loggar in med sitt vanliga jobbkonto i Microsoft 365 och läser och kvitterar i SharePoint, i Teams eller i Complyos webbportal.
Var sparas kvittenserna?
I Complyos databas i Microsoft Azure i Sverige, där varje organisations data hålls isär. Ni kan också spegla kvittenserna till en lista i er egen SharePoint. Själva dokumenten ligger kvar i SharePoint och kopieras inte.
Vad händer när vi uppdaterar en policy?
En ny huvudversion, till exempel 2.0, startar en ny kvittensomgång för hela gruppen. En mindre ändring, som 1.1, gör det inte. För enskilda dokument kan ni välja att en ny version inte behöver läskvitteras igen.
Kan vi se vilka som inte har kvitterat?
Ja. Översikten visar hur många som har kvitterat, hur många som väntar eller är sena, och för varje dokument vilka som saknas.
Kan vi kräva att policyn kvitteras på nytt varje år?
Ja. Ange efter hur många månader kvittensen ska göras om, så får hela gruppen läsa och kvittera igen utan att dokumentet ändras.
Hur får medarbetarna nya policyer att läsa?
De får en läsuppgift i e‑post och, om ni vill, en avisering i Microsoft Teams. Om SharePoint‑paketet är installerat visas också en banderoll i SharePoint med en knapp för att läsa och kvittera.
Vad händer om någon inte kvitterar i tid?
Complyo påminner före och efter sista dag. Några dagar efter sista dag får medarbetarens närmaste chef en påminnelse.
Behöver vi flytta våra dokument?
Nej. Policyerna ligger kvar i SharePoint och kopieras inte. Complyo läser dem där de ligger.
Kan en AI skapa kunskapstestet?
Ja, i Professional. AI‑quiz bygger kunskapstestet utifrån policyn, så att du slipper skriva frågorna själv.
Vilka språk finns Complyo på?
Webbportalen finns på svenska och engelska. E‑post, intyg och export är på svenska.
Det här gör Complyo inte
Complyo skriver inte era policyer, ersätter inte ledningssystemet och gör er inte certifierade. Gästkonton och externa användare stöds inte. Tjänsten visar vem i organisationen som har läst och kvitterat policyerna, och ger er underlag att visa upp.