Kvittens på policyer med Forms och Excel eller med Complyo
Många börjar med ett formulär i Microsoft Forms, ett flöde i Power Automate och en lista i Excel. Det fungerar, men versioner, påminnelser och underlaget till revisorn blir ett arbete för hand.
Så brukar det göras i dag
Ett mejl med en länk till policyn, ett formulär där medarbetaren bekräftar och svaren i en Excel‑lista. Med Power Automate går det att skicka ut formuläret automatiskt.
Det som blir kvar att göra för hand
- Versionen: svaren visar inte vilken version som bekräftades, om du inte lägger till det själv.
- Nya medarbetare: de måste läggas till i utskicket när de börjar.
- Påminnelser: de skickas för hand eller byggs i ett eget flöde.
- Ny version av policyn: den kräver ett nytt formulär och en ny lista.
- Underlaget: det sammanställs för hand inför revisionen.
Jämförelse
| Med Forms och Excel | Med Complyo |
|---|---|
| Versionen syns bara om du lägger till den själv. | Versionen från SharePoint sparas i varje kvittens. |
| Påminnelser skickas för hand eller i ett eget flöde. | Påminnelser före och efter sista dag, och till närmaste chef. |
| En ny version kräver ett nytt formulär och en ny lista. | En ny huvudversion startar en ny omgång för hela gruppen. |
| Nya medarbetare måste läggas till i utskicket. | Nya medlemmar i gruppen får läsuppgiften vid nästa dagliga synkning. |
| Ett quiz byggs som ett separat formulär. | Kunskapstest per dokument, som måste klaras innan kvittens. |
| Underlaget sammanställs för hand. | Intyg i pdf per kvittens och export till CSV. |
När Forms räcker
För en enstaka policy till en liten grupp kan ett formulär räcka. När policyerna blir fler, versionerna ändras och revisorn vill se underlag, är det tiden det tar att hålla listorna i ordning som avgör.